Por: Aarón Morales, profesor principal de la Facultad de Ingeniería Geológica, Minera y Metalúrgica de la Universidad Nacional de Ingeniería y consultor de Gerencia.

¿Nos hemos preguntado alguna vez si los presupuestos (anuales, semestrales, trimestrales o etc.) en la forma como se gestionan siguen siendo útiles en esta era post industrial que tiene a disposición las herramientas diversas que ofrece la TI[1]? ¿Continúa teniendo sentido su elaboración temporal o se sigue utilizando solo por costumbre? ¿Subsiste como una herramienta administrativa?, ¿de quién y para quién? ¿Se entiende a cabalidad la naturaleza del presupuestar? Si no se cumpliera el presupuesto, ¿qué falló, la ejecución o la presupuestación?

¿Es lícito seguir considerando las cifras presupuestales como objetivos de cumplimiento obligatorio? ¿Seguirán siendo las guías para direccionar el ente administrado hacia un determinado espacio-tiempo? 

El presupuesto de la familia indica que, a mi nieta de 7 años, en pleno desarrollo, se le comprarán zapatos nuevos en abril, pero en diciembre los que tiene ya le quedaron chicos. ¿Esperarán hasta abril por cumplir con el presupuesto exponiéndola a que se le malogre todo lo que depende del pie o se los comprarán ya? ¿El cumplimiento del presupuesto se puede anteponer a la naturaleza del fenómeno presupuestado? ¿Falló el presupuesto?, la niña no falló, siguió su naturaleza.

Probablemente la presupuestación fue útil en aquellas épocas en que se tenía que esperar el balance de fin de año para recién conocer la posición financiera del ejercicio y el “Presupuesto” podría haber servido como un baremo de comparación que permite tener una idea de lo que venía sucediendo. Pero la tecnología actual puede ofrecer información en cada instante por el sistema completo y por cada caso presupuestal (por ejemplo, un proyecto). 

La cultura presupuestal divide el todo en parcelas separadas y les asigna el mismo espacio-tiempo entronizando la cultura “resultados por áreas–tiempo” que genera objetivos falsos porque se perdió el sentido de entidad única. 

Además, los entes individuales componentes de cada área materia de presupuestación maduran en diferentes tiempos, pero se les somete a todos al mismo saco temporal lo que lleva a una mezcla heterogénea inentendible que genera una cultura de falsedad porque obliga a mentir. El presupuesto no reemplaza la naturaleza del ente, como en la historia de los zapatitos de la niña.

El presupuesto debe ser un compromiso objetivo, pero, como para todo, es indispensable un entendimiento cabal de su naturaleza por todos los involucrados para no trastocar sus fines como cuando se cumple por simple rutina y de manera obligatoria –como tomar purgante–, y se convierte en una abstracción que intenta reemplazar la realidad. 

Cuando se decide “dejar tal compra (indispensable) por ahora para no ‘volar’ el presupuesto del mes”, estamos convirtiendo el no “volar” en el objetivo y, creando un vacío que tarde o temprano nos pasará factura. Siempre escogeremos el camino por el que se nos califica porque consideramos al presupuesto como un objetivo no como un simple baremo, porque no estamos entendiendo el sentido del hecho presupuestal.

El compromiso presupuestal no puede ir contra la naturaleza del hecho empresarial. 

En la mayoría de casos, la práctica presupuestal además de los errores comentados arriba, comete un tercero, tan grave como los anteriores: las cifras parciales se deciden negociando como en un mercado de menudencias.

-¿“Cuánto quieres para este año en la cuenta [A-725-32]”? 

-250,000.

-No, solo puedes tener 150,000.

-¿Lo dejamos en 200,000?

-Acepto.

O, 

-¿”Cuánto se gastó el año anterior en la cuenta [B-326-75]”?

-217,670.

-Agrégale 10% para este año.

-No, el mercado ha subido bastante más.

-Entonces 12.5%, ¿lo llevamos a 240,000?

-Acepto.

“Si me sobrara un saldo en alguna cuenta la realizo así no lo necesite para que en el retaceo del próximo ejercicio no se les ocurra rebajarme la asignación”.

El presupuestar se convierte así en un tira y afloja entre los que piden más de lo que necesitan porque saben que los van a recortar y los que lo aprueban, que creen que su obligación es “pelar” lo más que puedan. 

Los primeros podrían recibir más o menos de lo que en realidad necesitan, que ya ni saben cuánto es ni les importa, porque al final su objetivo de negociación será recibir lo más posible para tener el mayor margen de maniobra: quien cumplió con el presupuesto recibe un reconocimiento, entonces dejará de hacer cosas indispensables, para no “volar”, lo único que tendrá en mente, y el resultado empresarial, a segundo plano.

Si la niña no cambiara sus zapatitos a tiempo probablemente se afectará su confianza para movilizarse, y para toda la vida.

Bajo ese panorama nadie será responsable del resultado corporativo. El resultado presupuestal, la suma de lo que salga, se convierte en un corsé de cumplimiento obligatorio, por partes, que desnaturaliza el concepto de entidad única e indivisible y el concepto de baremo. 

¿Cuál debería ser el objetivo de presupuestar?, uno principalmente: introducir en la cabeza de los responsables la representación conceptual de una meta que represente el todo indivisible, continuo e indeterminado en el tiempo. El concepto podría ser el ROI u otro equivalente, que englobe a todos los responsables y a su vez enganchado en el tiempo.

A partir de ese objetivo central cada área se asignará sus objetivos individuales. 

En una empresa minera monodimensional el ROI no tendría sentido porque estará influido por la variación de los precios, habría que buscar una alternativa, por ejemplo, el factor f [2]o el que consideren el más adecuado, pero solo uno.

El objeto de esta reflexión, poner a disposición de los lectores una inquietud: si se debiera seguir elaborando presupuestos (partitivos y temporales) para una realidad continua y heterogénea y conformada por entidades de distintos tiempos de maduración. 

Nos hemos estado refiriendo a un fenómeno de duración indeterminada –empresa, organismo estatal, o cualquier ente organizado de la sociedad– no a uno de terminación finita como una carretera o una estructura ingenieril con tiempos de arranque y final y costos pre-determinados, pero, también notemos, estas entidades de duración definida pudieran estar contenidas en la misma realidad espacio-temporal de duración indefinida materia de presupuestación.

En resumen, un presupuesto no debe ser un objetivo, solo un baremo que sirva para indicar la solvencia de la organización. Buscar su cumplimiento a como dé lugar podría atentar contra la naturaleza (y el futuro) del ente administrado. 

El presupuesto como objetivo crea una realidad ficticia que muchas veces obliga a mentir para salvar la cara, con lo que la entidad administrada entra a un mundo donde el cinismo se puede convertir en el comportamiento estándar.

Tener un grupo dedicado al llamado “control presupuestal” no se condice con lo actual: cada quien debería controlar su cumplimiento. El único control que funciona es el auto control. La TI lo permite porque la información estará a disposición de todos. 

De los errores señalados el que considera el presupuesto como objetivo es el más peligroso, de allí nacen los otros.

La entidad organizada tiene un propósito que puede no ser posible llevar a cifras, pero siempre se necesitará un baremo que indique si se está en el camino correcto. La TI pone en sus manos posibilidades más efectivas que la clásica presupuestación solo si se contara con la capacidad gerencial para descubrirlas y utilizarlas.

[1] TI, Tecnología de Información.

[2] f = (ingresos por ventas/valor de lo extraído).